Näin tilitoimiston vaihtaminen tehdään sujuvasti

Tilitoimiston vaihtamiseen liittyy usein voimakas huoli projektin vaikeudesta ja kuormittavuudesta. Tämä huoli on kuitenkin turha, sillä ammattilaisina tilitoimistot ovat rutinoituneita ja osaavat vetää siirtymän läpi, vaivaamatta asiakasta yhtään enempää, kuin tarvittavaa on. Lisäksi Aallon Groupilla on poikkeuksellisen laaja sähköisen taloushallinnon järjestelmäosaaminen, joka mahdollistaa asiakkaille tuttujen ohjelmistojen käytön myös siirtymisen jälkeen.

Tutustu taloushallinnon eri järjestelmiin!

Mitä siis tarkalleen tapahtuu ja missä järjestyksessä, kun yritys vaihtaa tilitoimistosta toiseen? Kokosimme tähän kaikki tilitoimiston vaihtamisen eri vaiheet yrityksen näkökulmasta:

Tilitoimiston vaihtaminen, askel askeleelta:

1. 1. Kartoitus ja päätös tilitoimiston vaihtamisesta

• Sisäinen keskustelu, miksi tilitoimisto halutaan vaihtaa. Onko syynä hinta, laatu, palvelut, ohjelmistot vai kenties henkilökemiat?
• Uusien tilitoimistojen kartoitus
• Vertailukelpoisten tarjousten pyytäminen kiinnostavilta tilitoimistoilta
  • Tilitoimistojen kilpailuttaminen ja etenkin tarjousten vertailu voi olla kuormittavaa, sillä eri toimijoilla on usein erilaisia laskutusperiaatteita (esim. tunti- ja sopimushintoja, tai erilaisia suoriteperusteisia periaatteita). Kokonaiskustannusten vertailu ja näin myös päätöksenteko helpottuu huomattavasti, kun jokaiselle tilitoimistolle lähetetään täysin samanlaiset, kattavat ja tarkat tarjouspyynnöt:

VINKKI: Nappaa tästä ohjeet tarjouksen pyytämiseen 

• Tarjousten ja erilaisten palveluntarjoajien vertailu sekä päätös
• Tarkennukset uuden tilitoimistokumppanin kanssa, kuten käytetäänkö jatkossa jo asiakkaalle tuttua ohjelmistoa, vai otetaanko käyttöön uusi. Aallon Groupissa on laaja ohjelmistovalikoima. 
• Sopimuksen teko uuden tilitoimiston kanssa

2. 2. Vanhan tilitoimistosopimuksen irtisanominen

• Tarkista irtisanomisaika ja muut sopimusehdot (esim. arkistointi ja tietojen siirto)
• Yhteistyön päättymispäivän sopiminen
• Tarkennukset siirtymäajan tarvittavista toimenpiteistä ja vastuun jakamisesta vanhan ja uuden tilitoimiston välillä (esim. tekeekö vanha kumppani vielä tilinpäätöksen)

3. 3. Tietojen ja materiaalien siirto uudelle tilitoimistolle

• Mikäli jatkat tutulla vanhalla ohjelmistolla, on mahdollista, että suurin osa tarvittavasta aineistosta löytyy ohjelmistostasi
• Uutta ohjelmistoa käyttöönotettaessa käydään läpi tarvittava aineisto
  • Voit valtuuttaa tilitoimistosi tekemään aineistopyynnön entiseltä palveluntarjoajalta
• Tarvittavaa aineistoa ovat muun muassa:
  • Pää- ja päiväkirjat, tase, tase-erittely, tuloslaskelma, tiliotteet, tositeaineistot, palkkahallinnon kirjanpito jne.
  • Historiatiedot siirretään yleensä viimeisiltä 1–2 tilikaudelta – tilitoimistosi varmistaa kanssasi vertailutietojen siirron tarpeellisuuden ja muodon (vuosi- vai kuukausitaso)
• Verohallinnon valtuutukset: Yritys valtuuttaa (Suomi.fi-valtuuksin) uuden tilitoimiston hoitamaan yrityksen veroasioita. Tilitoimisto lähettää valmiin valtuutuspyynnön tarvittavin oikeuksin.

4. 4. Yhteistyö käynnistyy uuden tilitoimiston kanssa

• Aloituspalaveri, jossa käydään läpi käytännön asiat, aikataulut, vastuut, toimenkuvat ja yhteyshenkilöt
• Aineiston toimitusohjeet: miten ja milloin asiakas toimittaa tositteet, mitä dokumentteja ja raportteja tarvitaan ja milloin
• Talous- ja palkkahallinnon prosessien testaus ja seuranta, etenkin jos on päätetty vaihtaa ohjelmistoa: ensimmäisten kuukausien aikana varmistetaan, että prosessi toimii ja tieto kulkee oikein

5. 5. Uusi arki ja jatkuva yhteistyö

• Säännöllinen ja aktiivinen kommunikaatio yhteyshenkilön ja yrityksen välillä
• Yhteistyön kehittäminen tarpeen mukaan
• Tarvittaessa sopimuksen ja palvelukokonaisuuden päivittäminen